Un ejemplo típico en el que se necesita registrar un documento de gastos es el siguiente, imagina que eres un ejecutivo de ventas y necesitas viajar a la ciudad de Mérida para impartir una capacitación, sin embargo no alcanzaste a solicitar los viáticos, por lo que los gastos tendrás que pagarlos por tu cuenta, y al regreso de tu viaje tendrás que entregar al departamento de contabilidad los XML de los gastos que pagaste, para que se pueda realizar tanto la comprobación de dichos gastos como la reposición de tu dinero.