Importación de catálogos a partir del CFDI de nómina
Beneficio
En CONTPAQ i® Personia, tenemos disponible la opción de Importación de catálogos. Este proceso se realiza utilizando los archivos XML de nómina para cargar tus catálogos con la precisión del CFDI, facilitando el inicio de operaciones de tu empresa de manera sencilla y eficiente.
Esta funcionalidad registrará información de los catálogos de puestos, departamentos y colaboradores a partir de la información que contenga cada XML de nómina. Para utilizarla, solo necesitarás los CFDIs timbrados del último periodo de nómina de tus colaboradores.
| | Importante
Al realizar la importación de información a partir de los archivos XML, es necesario tener en cuenta lo siguiente:
 Todos los archivos XML deben estar ubicados en una sola carpeta.
La carpeta debe estar comprimida en formato .ZIP.
Los archivos XML deben tener como RFC emisor el RFC de la empresa a la que se va a realizar la importación.
Los CFDI de nómina deben corresponder al último periodo timbrado con el fin de tener la información más reciente de tus empleados.
Debes tener previamente creados tus tipos de periodo, configurados adecuadamente con su tipo de periodicidad SAT, para que el módulo pueda identificar el tipo de periodo de los empleados.
|
Configuración
Podremos encontrar esta opción en el menú Procesos, submenú Importación.
Al acceder a este proceso, se visualizará el módulo Importación, que se divide en tres pasos para cargar los CFDI de nómina.
A continuación, describiremos cada uno de estos pasos:
Subir archivos:En esta sección, podrás subir los CFDIs timbrados del último periodo procesado que deseas importar a tu empresa, para registrar la información de tus colaboradores.
Deberás subir los archivos en una carpeta con formato .ZIP, es decir, una carpeta comprimida; podrás arrastrar y soltar la carpeta o realizar la búsqueda desde un Explorador de Windows®.
Requerimientos de archivo:
¤ Todos los XML a importar, deben estar concentrados en una misma carpeta.
¤ La carpeta debe estar en un formato .ZIP
¤ Los XML por importar deben tener como RFC emisor, el RFC de la empresa a la cual se van a importar.
¤ Los CFDI de nómina deberán ser del último periodo timbrado.
Validación exitosa:Una vez que has seleccionado la carpeta con formato .ZIP, se hará la validación de cada uno de los XML que contiene la carpeta.
Se mostrará una barra que te indica el avance del proceso de revisión de cada XML, por medio del siguiente código de colores, podrás diferenciar el estatus del proceso:
|
|
|
Proceso de importación
|
|
|
|
|
|
|
|
Validación exitosa
|
Al finalizar el proceso de validación de archivos, visualizarás la barra de avance en color verde, con estatus de finalizada.
Archivos validados:En esta sección, podrás ver cada uno de los archivos XML que se han validado para la importación.
Para cada archivo, se indicará si la validación fue exitosa o si existe algún error que impida completar la importación.
Posterior a la validación de cada XML se podrá continuar con el proceso de importación; haz clic en el botón 
.
Módulo de Importación.
Se mostrará el Módulo de Importación.
Aquí visualizarás la interpretación de la información de los XML importados en la sección anterior.
Se mostrará cada dato del XML por cada campo interpretado por el sistema, donde además podrás registrar la información de los siguientes catálogos:
¤ Departamentos
¤ Puestos
¤ Colaboradores
A continuación, te explicaremos a detalle cada una de las secciones que conforman el siguiente módulo:
Mostrar colaboradores:Podrás filtrar el registro de tus colaboradores con base al siguiente listado que se desplegará:
¤ Todos: Se mostrarán todos los XML contenidos en el archivo .ZIP que se cargaron previamente.
¤ Seleccionados: Se mostrarán aquellos XML que presentan detalles de validación.
¤ Sin seleccionar: Se visualizarán los registros de aquellos XML que presentan detalles de validación o que decidiste retirar de la carga.
¤ Guardados: Identificarás los registros de aquellos XML que hayas guardado en la carga.
Además, visualizarás el total de colaboradores que has seleccionado.
Buscar colaboradores:
Tendremos oportunidad de realizar una búsqueda a través de la herramienta de búsqueda donde se espera un filtrado por código de colaborador, nombre del colaborador o alguna palabra clave.
Obtención de datos:
En esta sección podrás ver los datos extraídos del XML para el registro de los catálogos.
Los datos obtenidos, son los siguientes:
|
Columna
|
Descripción
|
|
Check de selección
|
Permite seleccionar uno o más colaboradores.
|
|
ID
|
Se asigna el consecutivo del último código registrado en el catálogo de Colaboradores.
|
|
Nombre(s)
|
Nombre del colaborador.
|
|
Primer Apellido
|
Apellido paterno del colaborador.
|
|
Segundo Apellido
|
Apellido materno del colaborador.
|
|
Fecha de Ingreso
|
Fecha de alta/ingreso del colaborador.
|
|
RFC
|
Registro Federal de Causantes del colaborador.
|
|
CURP
|
Clave Única de Registro de Población del colaborador.
|
|
NSS
|
Número de Seguridad Social del colaborador.
|
|
Sexo
|
Sexo del colaborador:
¤ Masculino
¤ Femenino
|
|
Fecha de nacimiento
|
Fecha de nacimiento del colaborador.
|
|
Estado civil
|
Estado civil del colaborador:
¤ Soltero
¤ Casado
¤ Divorciado
¤ Viudo
|
|
Periodicidad de pago
|
Tipo de periodo asignado al colaborador.
|
|
Puesto
|
Puesto que desempeña el colaborador.
|
|
Departamento
|
Departamento al que pertenece el colaborador.
|
|
Turno
|
Turno laboral asignado al colaborador.
|
|
Banco
|
Nombre de la institución bancaria del colaborador.
|
|
Número de cuenta
|
Número de cuenta bancaria del colaborador.
|
|
Sucursal Bancaria
|
Nombre de la sucursal bancaria del colaborador.
|
|
Tipo de Contrato
|
Identifica el tipo de contrato del colaborador, con base al catálogo del SAT.
|
|
Tipo de Prestación
|
Indica el tipo de prestación que fue asignado al colaborador.
|
|
Salario Diario
|
Importe del salario diario del colaborador.
|
|
SBC Parte Fija
|
Importe del Salario Base Cotización parte fija.
|
|
SBC Parte Variable
|
Importe del Salario Base Cotización Variable.
|
|
SBC (tope 25 UMA)
|
Importe del Salario Base de Cotización topado a 25 UMAs.
|
|
Zona de salario
|
Zona de salario del colaborador.
|
|
Tipo de régimen
|
Régimen por omisión en el que tributa el colaborador.
|
|
UMF
|
Unidad Médica Familiar.
|
|
Base de cotización
|
Indica el tipo de base de cotización del colaborador:
¤ Fijo
¤ Variable
¤ Mixto
|
|
Registro Patronal
|
Registro patronal asignado al colaborador.
|
|
Código Postal
|
Código postal del colaborador.
|
|
Entidad Federativa
|
Entidad federativa del colaborador.
|
|
Municipio
|
Municipio del colaborador.
|
|
Calle
|
Nombre de la calle donde vive el colaborador.
|
|
Número exterior
|
Número exterior donde vive el colaborador.
|
|
Número interior
|
Número interior donde vive el colaborador.
|
|
Colonia
|
Nombre de la colonia donde vive el colaborador.
|
|
Referencia/Entre calles
|
Breve descripción para identificar el domicilio del colaborador.
|
|
Correo electrónico
|
Correo electrónico del colaborador.
|
|
Teléfono
|
Número de teléfono del colaborador.
|
|
Celular
|
Número de celular del colaborador.
|
|
Sindicalizado
|
Indica si el colaborador es sindicalizado o no.
|
|
Teletrabajador
|
Indica si el colaborador trabaja bajo la modalidad de teletrabajo o home office.
|
|
Líder
|
Líder asignado al colaborador.
|
|
Error
|
Muestra la causa del error según la validación por cada dato obtenido del XML.
|
Captura y corrección de datos:
Una vez que la información se ha obtenido de los XML, deberás revisar, corregir y/o capturar la información faltante para continuar.
Puntos a considerar:
¤ Los colaboradores con uno o más datos incorrectos se destacarán en color rojo para facilitar su revisión.
¤ Al situar el cursor sobre los campos con errores, se desplegará la causa del problema.
¤ Cada columna podrá modificarse, para esto es necesario hacer doble clic sobre cada campo.
¤ Tambien puedes copiar y pegar la información, haciendo doble clic sobre cada campo.
¤ El número de registros que se copien desde un documento Excel®, debe ser menor o igual al número de filas que tenga el sistema registrado por XML.
¤ Los datos registrados por el usuario se mostrarán en color azul.
¤ Una vez que has capturado la información correcta o faltante, deberás presionar la tecla Tabulador, para conservar los cambios.
¤ No es posible asignar al colaborador a un tipo de periodo extraordinario.
¤ No es posible asignar al colaborador a un tipo de periodo que esté inactivo.
¤ Las columnas marcadas con un punto en color rojo, son campos que se deben capturar de manera obligatoria.
¤ Cuando el registro ya está correcto, se habilitará de manera automática para procesar.
Más acciones:Dentro de la opción Más acciones, se desplegará un listado de acciones a realizar:
¤ Exportar a Excel:
Tendrás la posibilidad de enviar la información a un formato de Excel para gestionar tu información de la manera que mejor convenga.
| | Nota
Si tienes configurado un filtro en la vista del listado de colaboradores, al exportar la información a Excel®, se enviará únicamente la información resultante de aplicar el filtro y que está mostrando en ese momento.
|
¤ Pegar:
Si deseas copiar la información de una columna completa, desde un documento de Excel®, podrás seleccionar la columna y hacer clic en la opción Pegar.
Para utilizar la opción de Pegar, desde el botón de Más acciones, deberás otorgar permiso al navegador para que puedas realizar esta acción.
En la parte superior izquierda de tu navegador, se mostrará la siguiente ventana, haz clic en el botón Permitir, para continuar:
¤ Deshacer cambios:
Se habilitará la opción Deshacer cambios únicamente cuando se copió y pegó información previamente en el grid.
Al deshacer la acción, se restauran los valores originales de la columna afectada.
Solo se puede deshacer la última acción que se haya realizado.
Procesar:
Una vez que tienes la información completa de tus colaboradores, haz clic en
, para continuar con la importación de catálogos.
Para confirmar que los colaboradores fueron importados correctamente y corroborar que la información capturada fue procesada exitosamente los registros importados se visualizarán en color verde.
Creación de catálogos:
Para corroborar que la información se haya registrado correctamente, podrás ingresar al Catálogo de Colaboradores y visualizarás el colaborador registrado con la información obtenida del XML.
Si necesitas realizar alguna modificación al colaborador, estos cambios se deberán hacer desde este catálogo.
Consideraciones
Cuando el tipo de contrato sea 99 y régimen 05, el campo
NSS se mostrará vacío para que el usuario la capture, únicamente para este colaborador.
Cuando el tipo de contrato sea 99 y régimen 05 o tipo contrato 09 y régimen 99, el campo
Fecha de ingreso se mostrará vacío para que el usuario la capture.
Por omisión, el campo
Tipo de prestación, mostrará el tipo de prestación
De ley, sin embargo, el usuario puede modificarla si así lo requiere, con base a las opciones del catálogo.
En el campo
Base de cotización, podrás capturar lo que corresponda al colaborador: Fija, Variable, Mixta.
