Documentos periódicos
C-572514
Beneficio
Ahora, se agrega la opción Documentos periódicos desde el menú "Movimientos" para poder generar documentos recurrentes (con frecuencia o en determinado tiempo) y así agilizar la captura de documentos.
Configuración
Al ingresar al sistema, dentro del menú Movimientos, se mostrará la opción antes mencionada:
| | Consideración
Los documentos periódicos solo aplican para documentos que contengan "servicios", es decir; para facturas cuyos movimientos son exclusivamente de servicios.
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Al ingresar a la opción, se visualizará la ventana "Documentos Periódicos - Documentos", y haz clic en el botón Crear documentos periódicos <Ins>.
| | Toma nota
Para poder crear una serie de documentos periódicos, se necesitará un documento base, es decir; un documento que contenga servicios a partir del cual se copiarán los datos para los nuevos documentos periódicos.
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Se abrirá la ventana para poder seleccionar un documento y a partir del mismo generar el Documento periódico. Selecciona el documento y presiona la tecla <Enter>, o bien, haz doble clic sobre el mismo.
| | Nota
Los documentos del listado deben de ser:
• Documento Modelo Factura y de naturaleza contable Cargo.
• Documentos no cancelados.
• Conceptos documentos activos que no sean carta porte.
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Generar un documento periódico
Después de elegir el documento que se generará de forma periódica, se abrirá una ventana para poder seleccionar los datos del documento que se estará generando de forma periódica.
Una vez seleccionados, haz clic en el botón Calcular fechas, para que se muestren los documentos a generar desde el apartado "Información de los documentos periódicos" de acuerdo al Plazo elegido.
Por último, haz clic en el botón Generar documentos.
Da clic en el botón Sí, para generar los documentos listados.
Una vez generado los documentos, se actualizará la columna "Estatus del documento" con el concepto, serie y folio del documento generado.
Elige un documento periódico y presiona la tecla <F6> de tú teclado.
Al presionar el botón <F6>, se abrirá y mostrará el documento periódico generado.
En caso de "Sí" activar el documento periódico, se mostrará la leyenda Documento periódico en la barra de información.
| | Nota
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Al regresar a la ventana principal se visualizarán los documentos que se generaron.
| | Importante
La Vista de Documentos Periódicos mostrará la columna Estado del documento, la cual contendrá algunos de los siguientes estatus:
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Consideraciones
Los documentos periódicos se deben generar en estado "Pendiente"; con las siguientes características:
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Documento no afectado.
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Documento con plantilla "Documentos periódicos".
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Documento no CFDI, cuando se active se marcará como CFDI de acuerdo a su concepto.
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Documento con folio cero, el folio se asignará en base al concepto al momento de activar el documento.
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Documento marcado como impreso, a fin de evitar cambios. los cambios pueden realizarse una vez que se active el documento.
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En la bitácora de la empresa se mostrará la operación, en caso de así estar configurada. Por lo que no se visualizará la operación "Documento creado" dentro de la misma, cuando se generen estos documentos.
| | Nota
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En los documentos periódicos se mostrará la leyenda "Documento periódico / Pendiente" en la barra de información.
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Los documentos periódicos en estado "pendiente" (aquellos que aún no están afectados): se visualizará la leyenda "Documento periódico / Pendiente", y no se permitirá modificar la opción "No Modificable-Impreso" a fin de evitar cambios.Además, no se podrá realizar las operaciones como Copiar, Nuevo, Guardar, Preliminar, Timbrar/Enviar, Relacionar CFDIs, Transformar, Devolver, Pagar, Saldar, Deuda, Contabilizar, pero sí podrás Cancelar el documento, Borrarlo o Cerrarlo. También, al elaborar pólizas (desde el menú Contabilización / Elaboración de pólizas), los documentos periódicos pendientes no se considerarán al no estar afectados.
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Los documentos de ejercicios no existentes en la empresa no se podrán abrir.
Ingreso a la empresa
Al abrir la empresa, el sistema informará si existen documentos periódicos pendientes, los cuales ya se deben aplicar a fin de poder activarlos y realizar movimientos.
| | Nota
Este mensaje sólo se mostrará sí el usuario tiene el permiso de acceso sobre los conceptos de los documentos periódicos pendientes.
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Al dar clic en el botón Sí, se abrirá la Vista de Documentos periódicos con las siguientes configuraciones, de lo contrario ingresará a la empresa normalmente.
| | Importante
Para este caso, sólo aparecerán los documentos periódicos con "Estado": Pendiente para poder activarlos.
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Cuando se abra un documento pendiente se visualizará una leyenda indicando que el documento periódico debe de activarse:
Posteriormente, haz clic en el botón Activar documento periódico:
Se mostrará el documento con la leyenda Documento periódico:
Permisos para el perfil de usuario
Deberás habilitar la opción "Documentos periódicos" dentro de la pestaña Operaciones movimientos, dentro del perfil del usuario para poder acceder a esta opción.
| | Consideración
Toma en cuenta que, la opción Documentos periódicos, no se mostrará dentro del sistema, sino hasta que se habilite el permiso desde la ventana Perfiles.
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Bitácora de la empresa
Dentro de la Bitácora de la empresa, se registrarán los documentos periódicos generados para tener un mejor control de los documentos que se crearán.
Para ingresar, elige Configuración / Configuración bitácora de operaciones.
En la Configuración de la bitácora de operaciones, pestaña 0. Documentos, se permitirá habilitar la opción "Generación documentos periódicos", la cual permitirá registrar en la Bitácora de operaciones los documentos periódicos que se generarán.
Luego, accede al menú Ver / Bitácora de la empresa.
Desde la Bitácora de Operaciones, se mostrará los documentos periódicos que fueron generados.
Haz clic con el botón derecho del ratón sobre una operación y se mostrará las opciones para Consultar la operación, por lo que tendrás la posibilidad de abrir los documentos en modo lectura.
Elige la opción: Consultar operación:
Se abrirá el documento periódico en Modo Lectura.
