Realiza el seguimiento de las obligaciones

Una vez que las obligaciones han sido asignadas a los clientes, el siguiente paso es darles seguimiento. Desde esta sección, el auxiliar contable, contador o administrador puede revisar y actualizar el estado de cada obligación a su cargo, asegurándose de que se cumpla en tiempo y forma.

El seguimiento se realiza cambiando el estado de la tarea, lo que permite saber en qué punto del proceso se encuentra. Los estados disponibles son:

Este estado se asigna en automático cuando la obligación fue asignada a un cliente y aún no se ha comenzado.

Se asigna este estado cuando se está trabajando en la tarea pero aún no se completa y tampoco está vencida.

Asigna este estado cuando por alguna razón la tarea se debe poner en pausa. Ejemplo el cliente te menciona que aún no tiene lista la información bancaria de sus empleados para poder hacer la dispersión. Por lo tanto no puedes continuar con la tarea asignada.

Cuando la tarea siempre no se va a realizar, puedes asignar este estado.

Este estado se asigna en automático cuando llegó la fecha de vencimiento y no se ha completado la tarea.

Este estado permite marcar como finalizadas las tareas, siempre y cuando cargues los archivos obligatorios y estés dentro del periodo previsto para realizarla.

Al completar una tarea que esté fuera del tiempo previsto, es decir la tarea estaba vencida y se completó posteriormente.

De esta forma, el ejecutivo encargado puede marcar las tareas como completadas antes de su vencimiento o, en caso necesario, indicar que se realizaron de manera extemporánea.

	Recuerda Dependiendo de la configuración de la obligación, algunas tareas requieren cargar documentos obligatorios como evidencia para poder marcarlas en los estados Completada o Extemporánea. En otros casos, la obligación puede incluir documentos opcionales o no requerir ninguno.

Para ingresar al seguimiento de obligaciones, realiza lo siguiente:

Paso

Acción

Haz clic en el menú Obligaciones y selecciona Seguimiento.

En la siguiente ventana utiliza los filtros de la vista para acotar la información que deseas visualizar. Ya sea filtrando por ejecutivo, por cliente y/o por obligaciones, además de asignar un rango de fechas. Haz clic en Consultar para realizar la búsqueda.

	Nota Una vez realizada la búsqueda, el botón Consultar cambia Modificar, el cuál te permite editar los parámetros de búsqueda del filtro. Si deseas hacer una nueva consulta, haz clic en el botón Limpiar, el cuál reiniciará los parámetros de búsqueda.

También puedes usar los filtros en la sección Ver por estatus, seleccionando los que deseas y posteriormente haz clic en Aplicar.

	Nota Despliega el resultado para ver las tareas asignadas al ejecutivo. Si deseas hacer una nueva consulta, haz clic en el botón Limpiar, el cuál reiniciará los parámetros de búsqueda.

Una vez que ubicaste las tareas, en la columna Estatus, puedes asignar el estado deseado.

	Recuerda Dependiendo del estado actual, son los estados disponibles para asignar.

Al intentar marcar con el estado Completada o Extemporánea una tarea, si la obligación tiene configurado que es obligatorio cargar uno o más archivos, se desplegará la siguiente ventana, donde deberás usar la opción de cada documento para realizar el cargado. Una vez completada la información haz clic en Guardar.

	Beneficio Los formatos de archivo que puedes agregar son: .pdf, .jpg, .doc, .docx, .xls, .xlsx. El tamaño máximo por archivo a cargar es de 6 MB.

Al completar la tarea, se actualiza el estado en el listado.

También puedes dar seguimiento a las tareas dando clic en la opción Ver detalle que aparece en cada tarea.

Donde se mostrará la ventana explicada en el paso 4.