Proceso de Autorización y Sincronización de Vacaciones

 
 
Mantener la información de las vacaciones perfectamente alineada entre lo que los empleados solicitan a través de la app móvil de CONTPAQi Colabora® o vía WhatsApp y lo que el nominista procesa es fundamental para evitar aclaraciones o cálculos erróneos.
 
Esta actualización incorpora un motor de conciliación bidireccional que compara constantemente ambas bases de datos. El sistema identifica ausencias de registros, resuelve diferencias y actualiza los dos entornos de manera automática.
 
Para su seguridad, el sistema incluye un estricto protocolo de validación que bloquea cualquier intento de duplicidad o empalme de fechas con otras incidencias, asegurando que la información sea completamente correcta antes de realizar el cálculo de la nómina.
 
 
Configuración
Para que las solicitudes de vacaciones gestionadas por los empleados se reflejen y conviertan de manera automática en tarjetas de vacaciones dentro de CONTPAQi Nóminas®, es necesario llevar a cabo una serie de pasos secuenciales que garantizan la correcta validación y transferencia de la información entre plataformas.
 
 
 

  • Validación y Aprobación desde el Portal Web de CONTPAQi Colabora®.

El nominista ingresa al Portal Web de CONTPAQi Colabora® para revisar detalladamente el listado de solicitudes enviadas por los colaboradores.
 
Dentro del módulo Solicitudes, en la opción Vacaciones y Permisos.
 
Visualizarás el listado de solicitudes pendientes.
 
 
 
Se evalúa cada caso para determinar su procedencia; de ser favorable, se hace clic en el botón Aplicar solicitud para validar formalmente el movimiento.
 
 
 
Al finalizar el proceso, visualizarás el mensaje que las solicitudes se han aplicado correctamente.
 
 
 
Dentro del listado de solicitudes, confirmarás que los registros seleccionados ya fueron aplicados.
 
 
 

2. Sincronización de la Información.

Posteriormente, se debe ingresar a CONTPAQi Nóminas® y, desde el módulo de integración con CONTPAQi Colabora®, seleccionar la opción Sincronizar información.
 
Esto permite descargar y aplicar todas las solicitudes autorizadas directamente en los sobre-recibos de los colaboradores correspondientes.
 
 
 

3. Bitácora de Resultados.

Una vez concluido el proceso de sincronización, el sistema desplegará la Bitácora de sincronización catálogos enviados en CONTPAQi Colabora®.
 
Este informe detalla de manera transparente qué solicitudes se integraron con éxito y cuáles presentaron alguna incidencia, mostrando el motivo detallado del fallo.
 
Cuando se realiza el proceso de sincronización donde una tarjeta de vacaciones es creada en CONTPAQi Nóminas® y enviada hacia CONTPAQi Colabora®, la bitácora muestra el detalle del movimiento de la siguiente manera:
 
 
 
Cuando un colaborador genera su solicitud desde la plataforma, esta es aprobada por el líder y el nominista, para posteriormente ser sincronizada e integrada en CONTPAQi Nóminas®, la bitácora refleja los datos de la siguiente manera:
 
 
Importante
 
En situaciones donde la prenómina ya cuente con una incidencia previa (como una falta u otro tipo de ausencia) que coincida con las fechas de la solicitud de vacaciones, CONTPAQi Nóminas® identificará el conflicto de forma automática y especificará el motivo directamente en la columna de observaciones.
 
 
 

4. Impacto en la Prenómina y Sobre-recibo.

Una vez finalizada la sincronización, al consultar la prenómina de Días y Horas, podrás visualizar los días de vacaciones que solicitó cada empleado.
 
Asimismo, al abrir el sobre-recibo en la pestaña 8. Vacaciones, se generará de manera automática cada tarjeta con base en los días previamente solicitados.
 
Importante
 
Si en algún momento se requiere cancelar una solicitud o tarjeta de vacaciones directamente desde el sobre-recibo en CONTPAQi Nóminas®, dicha cancelación se reflejará de forma automática en CONTPAQi Colabora®, manteniendo sincronizada la información en ambos sistemas.
 
 
 
 

Consideraciones:

  Al sincronizarse las solicitudes, el sistema establece la fecha de pago tomando como referencia el primer día del periodo solicitado. Como resultado, todos los días que abarque la tarjeta de vacaciones se liquidarán en conjunto dentro de ese mismo periodo.
 
Por ejemplo:
 
Las solicitudes sincronizadas toman la fecha de pago del primer día solicitado, cubriendo todos los días de la tarjeta en dicho periodo.
 
  • Periodo semanal: 03 al 09 de agosto de 2026
  • Tarjeta de vacaciones: 05 al 11 de agosto (6 días de vacaciones y 1 día de descanso)
  • Fecha de pago asignada: 05 de agosto de 2026
 
Desglose en el sobre-recibo:
  • Sueldo: 2 días
  • Séptimo Día: 1 día
  • Vacaciones: 6 días
 
 
 
  Si requieres pagar la prima vacacional correspondiente a las solicitudes insertadas desde CONTPAQi Colabora® hacia CONTPAQi Nóminas®, puedes hacerlo directamente editando el campo Prima Vac. de días de Vac. dentro de la tarjeta seleccionada en el sobre-recibo.
 
 
 
Nota
 
Se recomienda tener la sesión iniciada en CONTPAQi Colabora® al realizar este cambio para que la actualización de la tarjeta se envíe de forma inmediata.
 
De lo contrario, el sistema guardará la modificación localmente para que la información sea enviada hacia CONTPAQi Colabora® hasta el próximo proceso de sincronización.