Anterior Visor de Documentos Digitales
Desde aquí podrás ver los documentos que se han cargado al ADD y realizar diferentes tipos de búsquedas, capturar información adicional a los documentos, asociarlos con otros y tener una vista previa de los documentos PDF y XML.
Partes del visor
Barra de herramientas
Utiliza la barra de herramientas para realizar diferentes acciones con los documentos disponibles en el Visor de ADD. Para utilizarlas selecciona primero un documento y enseguida haz clic en la opción deseada:
Desde el área de despliegue de documentos también podrás habilitar estas opciones. Para lograrlo haz clic derecho con el ratón sobre un documento y del menú flotante selecciona la opción deseada:
Pestañas agrupadoras de documentos
Una vez cargados los documentos podrás identificarlos fácilmente ya que están organizados en distintas pestañas: Facturas Recibidas, Facturas Emitidas, Pagos Recibidos, Pagos Emitidos, Retenciones Recibidas, Retenciones Emitidas, Declaraciones, y Otros Documentos. De esta forma será mucho más fácil localizarlos e identificarlos.
Importante
Si abres el ADD desde CONTPAQi® Nóminas o bien desde la asociación de pólizas a XML, aparecerá la pestaña Sobre Recibos, la cual contiene los comprobantes de tipo Nómina.
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Filtros
Dentro del Visor de documentos digitales podrás realizar diferentes tipos de filtros: por rangos de fechas, sentencias, por partes de un contenido y aproximaciones lo que te permite hacer más eficiente tu trabajo dentro del ADD.
Búsqueda por Rango de fechas:
Por omisión, muestra dos meses considerando el actual y el inmediato anterior, sin importar el periodo en el cual esté trabajando la empresa.
Búsqueda por columna:
La búsqueda por columnas te ayuda a delimitar aún más los documentos a desplegar.
Puedes filtrar por cualquier columna según tus necesidades.
Consideraciones
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¿Qué acciones puedo realizar dentro del Visor de Documentos?
Dentro del Visor de Documentos puedes realizar diferentes acciones utilizando los botones de la barra de herramientas; o bien, haciendo clic derecho con el ratón y seleccionando del menú flotante las opciones.
Referencia
Utiliza una referencia para identificar de forma rápida el comprobante.
Establece una nomenclatura para capturar las referencias, estas pueden ser con datos relacionados con el motivo que generó la factura, quién es el responsable, lugar y fecha, entre otros.
Observaciones
Captura información adicional al documento para indicar datos más específicos sobre la factura o documento en cuestión.
Responsable
Captura información adicional al documento para indicar el responsable de dar seguimiento al documento en cuestión.
Proceso
Captura información adicional al documento para indicar el proceso contable al que pertenece el documento en cuestión.
Expediente
Conoce información relacionada con el XML, desde su asociación con pólizas, documentos bancarios, documentos comerciales, etc. hasta su acuse de validación al momento de importar el XML al Administrador de Documentos Digitales.
Para utilizar alguna de las opciones antes mencionadas, asegúrate primero de seleccionar un documento y realiza el siguiente procedimiento:
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Paso
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Acción
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Haz clic en el botón de la opción que deseas desplegar.
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Captura la información según lo que solicita la ventana.
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Guarda los cambios haciendo clic en el botón Guardar.
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Acepta los cambios haciendo clic en el botón Aceptar.
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Cierra la ventana.
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Asociar Documento
Al utilizar esta opción puedes asociar al XML un documento con extensión: .PDF, .DOC o .XLS, de esta forma puedes ir relacionando la información y llevar un mejor control.
Ejemplos de asociación:
· Su representación gráfica en PDF.
· El presupuesto del mes en XLS.
· Su aprobación de la mesa directiva en DOC.
Para localizar los archivos a asociar utiliza la búsqueda de documentos. Habilita los filtros para que especifiques un rango de fechas y enseguida podrás aplicar los criterios de búsqueda tal como lo haces directamente en el Visor.
Una vez seleccionado el archivo a asociar asegúrate de indicar una descripción. Esto te permitirá tener a la mano información sobre la relación que existe entre documentos. Para lograrlo, captura esta descripción en el campo “Detalle Asociación”.
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Paso
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Acción
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Selecciona el documento desde el Visor.
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Presiona la tecla de función <F9> o haz clic en el botón Asociar Documento <F9>.
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Busca el archivo a asociar y haz clic sobre él.
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Captura una descripción que te permita identificar a qué se debe la relación entre archivos. Realiza la captura en el campo “Detalle Asociación”.
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Asocia el documento haciendo clic en el botón Asociar Docto. y acepta el mensaje
informativo que indica que se guardó correctamente.
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Preliminar
Haz clic en este botón para visualizar el contenido del documento seleccionado. En caso que se trate de un XML verás la representación impresa del mismo; en documentos PDF podrás consultarlos directamente en el explorador de internet, mientras que archivos XLS y DOC tendrás opción de abrirlos y guardarlos en alguna ruta específica.
Importante
Si el XML y el PDF original de la representación impresa están asociados y tienen el mismo nombre, al utilizar la opción Preliminar se mostrará el PDF original de la representación impresa; en caso de que no tengan el mismo nombre o no está asociado mostrará una plantilla preestablecida por el sistema.
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Resultado Validación
El ADD te permite verificar si el XML es un comprobante que cumple con el estándar publicado por la autoridad SAT, tomando en cuenta distintos criterios de validación.
Consulta el detalle de la validación que realiza el ADD al momento de realizar el cargado de documentos.
Recuerda que esta información es de solo consulta y te permite conocer la configuración que realizaste en las Validaciones de recepción.
Consulta los detalles sobre los Criterios de validación de XML en el siguiente enlace: Criterios de validación de XML.
Ver XML
Para ver un archivo XML asegúrate de seleccionar primero el documento a consultar y enseguida haz clic en el botón Ver XML. Utiliza esta opción como una forma de consultar o de revisar un XML.
Exportar Excel
Haz clic en este botón para que el documento seleccionado sea exportado a Excel®. Al ejecutarse esta opción podrás realizar dos acciones: abrir directamente el documento en dicha aplicación; o bien, guardarlo en algún directorio específico de tu equipo.
Exporta la vista considerando todas las páginas
Exportar
Utiliza esta opción cuando desees exportar los XML y compactarlos en un archivo ZIP. Esta acción puede resultarte útil cuando existan demasiados documentos en el visor; así de forma rápida los puedes enviar a un archivo ZIP.
Basta con hacer clic en el botón Exportar e indicar que deseas hacer con el archivo .ZIP que se va a generar: abrirlo directamente o guardarlo en una ruta específica.
Exportar Seleccionados
Esta opción te permite exportar los XML y enviarlos a un archivo ZIP únicamente los documentos que tengas seleccionados en la lista de documentos del visor. De igual forma puedes abrir directamente el archivo o bien, guardarlo en una ruta específica.
Importante
Utiliza el panel de búsqueda para filtrar los documentos según el grupo o característica que deseas y posteriormente exportarlos.
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